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Q&A

 

総会・理事会・専門委員会

総会・理事会・専門委員会
 
1.專門委員会ではどのような問題について検討するのでしょうか。
 標準規約第55条に
「理事会は、その責任と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査または検討させることができる。」
専門委員会は、調査または検討した結果を理事会に具申することができる。」
と規定されているように、専門委員会は理事会の諮問機関であって、理事会のように標準管理規約第54条に定められた事項を議決したり、総会決議事項を執行したりはできません。
 
 専門委員会の設置例としては、「規約改正委員会」「修繕委員会」「緑化委員会」などがあり、委員会の任期の定めがないときは、諮問事項に対し意見具申をもって業務は終了し委員会の役目は終わります。役目が終わったら理事会は委員会を解散できます。それがハッキリさせないで継続させていると1年交代の理事会より専門委員会の方が頼られる存在になってしまいます。専門委員会が実権を持つということは、委員たちが自分たちに決定権があると勘違いしているものと思われます。

 あまりにも長すぎる修繕委員の任期は、時としてこのようなイレギュラーを発生させますので、ご留意ください。例えば修繕委員会の任期の規定は、「大規模修繕工事終了一年後の点検まで。」と規約にはっきり規定しておきましょう。大規模修繕の無い時期にはこの専門委員会は解散しておきます。さもないと工事の仕様や見積もりにまで口出しをしてそれが個人の意見なのか専門委員としての意見なのかが混同してしまいます。万一にも他から「自己契約」や「利益相反」との疑念を抱かせないようにしなければなりません。
 
 
2.区分所有法にある「集会」は、管理組合での「総会」とは違うのでしょうか。
 区分所有法でいう集会は、一般的には「総会」と呼ばれていて管理組合の最高決議機関です。これには、通常総会と臨時総会があり、通常総会は新会計年度開始以後2か月以内に招集することになっています。臨時総会は、理事長が必要と認めれば、理事会の議を経ていつでも招集でき、監事による総会招集権(標準管理規約第41条)や、組合員が総会を招集できる権利(標準管理規約第44条)も規定されています。

 標準管理規約第50条は、書面による決議を定めています。これは組合員全員の承諾があれば決議ができ、総会があったものとみなされます。
 
 区分所有法第3条に規定する団体である管理組合を、規約の定めと総会の決議により運営していく執行機関を「管理者」(区分所有法第25条)といいます。 区分所有法第47条に規定する管理組合法人では、これを「理事」、標準管理規約第38条ではこれを「理事長」といいます。管理組合の場合の管理者とは、正確にいうと「理事・理事会」を含めた「理事長」をいうのかもしれません。いずれにせよ管理組合の運営の主体者を表しています。
 
 ① 区分所有法では、総会招集通知は、「会日より少なくとも1週間前に発しなければならない。」とな
  っています。標準管理規約ではこれを2週間前と定めていますが、いずれも中1週間、中2週間が必要と
  いう意味で、会日が日曜なら1週間前の土曜日に、又は2週間前の土曜日に発しなければならないとい
  うことです。これは到着を意味しているわけではなく発日が到着日とみなされています。このよう
  に、議題は定められた期限までに発しなければならず、その上、特別決議事項には議題を通知するだ
  けでなく、議題の要領を通知しないとその決議が無効になる場合もあります。 組合によっては、総会
  での雛段の役員は一切議事に賛否の意思表示をしないことが見受けられますが、役員であっても議決
  に参加します。

 ② 古い規約を使用している場合、「総会の議事は、出席組合員の過半数で決し可否同数の場合において
  は、議長の決するところによる。」となっている場合がありますが、これは議長が、最初に決をとる
  ときには決議に参加しないで、可否同数のときにのみ議長の一票で決することを表していて、議長に
  二票の議決権があるということではありません。現在の標準管理規約では、可否同数のときはという
  文言は削除されています。議長も最初から決議に参加し、可否同数のときは、明確にその議案は否決
  されたことになるのです。「可否同数」という表現のある規約が使われている場合は、変更すること
  をお勧めします。
 
 ③ 最近目立つのは、声の大きい反対意見に押され、議長が採決できないケースです。総会に組合員から
  の反対意見や繰り返される質問によって、予定時間をオーバーして採決に至らないことがあります。
  組合員側に問題がありますが、毅然とした態度で議事進行出来ない議長にも反省点があるように思わ
  れます。総会をスムーズに進行するためには、事前準備としてリハーサルを行う、総会進行のシナリ
  オを用意するなど理事会で役割分担をして対応しましょう。無用なトラブルを避けるためには、組合
  員の意思を明らかにできる「議決権行使書」の活用をお勧めします。これは、欠席しても委任状のよ
  うに受任者が委任者の意向を無視し、反対の意思表示をしたとしても仕方のない方法でなく、あくま
  で自分の意志を表明できるからです。

 ④ 総会の議案は、あらかじめ通知したものに限られます。ただ、特別決議事項以外に限定すれば、規約
  に定めがあれば追加議題も決議できます。

  ⑤ 総会議事録は、総会議長が必ず作成しなければなりません。作成しなかったり虚偽の記載をすると20
  万円以下の過料に処されます。議事録は、「議事の経過の要領及びその結果」を記載し、議長及び出
  席した区分所有者の二人が署名押印することになっています。この「議事の経過」とは、開会、議
  案、討議の内容、表決方法、閉会などをいい、「結果」とは、表決の結果可決されたか否決されたか
  ということで、「要領」とは、要点のことです。従って、議事録には、議事の経過が分かる程度に要
  約して書けばよく、後々のトラブルを避けるためとして、一言一句の議事録を作成しようとするのも
  問題です。結論を一見して何が決まったかを書くべきで、総会トラブルの多いマンションで、テープ
  起こししてまで正確に記録しようとしても、聞き取れなかったり誰の発言かわからないことも多く厳
  密に一言一句の議事録の作成は困難といえます。

 ⑥ 古い標準管理規約では、「総会に出席した二名の理事」が議事録署名人となっていました。今の標準
  管理規約では、「二名の総会に出席した組合員」となっています、この議事録署名人は総会開催時に
  議長が指名します。トラブルの多い組合では、後になって署名人が署名を拒否したとしても、別人に
  変更はできません。これは、開会時に議事録署名人を明らかにしておくことが会議の決まりでもある
  からです。
   議事録署名人が、署名を拒否した場合は、記載内容に異議があるということですから、賛成・反対の
  双方の意見を公平に記載するように努め、よく説明し、説得するしかありません。しかし、どうして
  も説得できないときは、議長ともう一人の議事録署名人の署名で議事録を作成することも止むを得ま
  せん。作成権限のある議長の作成した議事録である限り、特に内容の真実性に疑いが残らない限り、
  証明力があると考えられます。
 
 
3.総会での白紙委任状の扱いについての質問です。
 総会に出席しない区分所有者より、出席している我々の意見を重視すべきだという意見はよく聞きます。白紙委任は総会議長にすべてを任せているのだから議長の自主的判断によることには問題がありませんが、総会出席者の多数意見で強制的に認めさせることは問題です。

 規約に定めてあれば有効という考え方もありますが、まず、委任状の書式に「委任先の記入のないものは議長に委任したものとみなす。」と書き込んでおく必要があります。

 そもそも総会に対する議案書は理事会が提案するもので、その議案の提案者である理事長が総会議長を務めるのですから、委任状は提案に対する反対票になってはおかしいといえるのではないでしょうか。
 
4.管理組合の役員の仕事について教えてください。
 組合の役員は、理事と監事です。役員は総会で承認され、その場で受任します。その後理事の互選で、理事長・副理事長・会計担当理事と役職が決まります。役員の選出方法には、輪番を含む順番制、立候補制、推薦制などがあり、多くの場合が順番制を主とした方法を採用しています。

 役員には守秘義務が課せられ、職務上で知り得た秘密を正当な理由なく外部に漏らしてはならないことになっていて、この義務に違反して区分所有者に損害や苦痛を与えた場合には損害賠償を請求されることもあります。

  多くの組合で、理事長が区分所有法上の「管理者」となり、その他の理事とともに理事会を構成することが標準管理規約で定められています。理事長は、理事会の承認を受け、その他の理事に、その職務の一部を委任することができます(標準管理規約第38条第4項)。理事長は、理事会の承認を受け、その他の理事に、その職務の一部を委任することができます(標準管理規約第38条第4項)。
 
  理事会の招集手続きは、「理事長が招集する。(標準管理規約第52条)」ただし、「理事が○分の1以上の理事の同意を得て理事会の招集を請求した場合には、理事長は速やかに理事会を招集しなければならない。」とも、「理事会において別段の定めができる。」とも規定されています。 理事会は、理事の半数以上の出席で会議が成立し、議事は過半数の賛成で決議されます 監事は理事会に出席し発言ができますが、決議には加われません。監事は組合運営及び会計の監査を行うことが仕事ですから、実務を行うことはできないからです。

  理事会の議長は、通常は理事長が務めます(標準管理規約第51条。)
       標準管理規約第54条に、理事会の議決事項の9項目が掲げられています。
       1、収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
       2、規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案
       3、長期修繕計画の作成又は変更に関する案
       4、その他総会提出議案
       5、第17条(注1)に定める承認又は不承認 
       6、第58条第3項(注2)に定める承認又は不承認
       7、第60条第3項(注3)に定める未納の管理費等及び使用料の請求に関する訴訟その他の法的
        措置の追行
        8、第67条(注4)に定める勧告又は指示等
       9、総会から付託された事項
            (注1)専有部分の修繕等
            (注2)収支予算の作成及び変更
            (注3) 未納の管理費等及び使用料の請求に関する訴訟その他法的措置の追行
        (注4)理事長の勧告及び指示等 
     
  理事会の開催は、特に業務引継と最初の理事会が肝心です。

  ① 業務引継
     前期理事会からの「理事会引継書」の記載事項を基に、問題点を把握し、それらの処理のスケジュ
   ールを定める必要があります。 最初の新理事会に前期の理事が参加して、引き継ぎを含め、理事会
   の円滑な運営に協力している例も多くあります。 理事が、理事会運営の継続性を図るため半数ずつ
   交代するようにしている管理組合以外では、特にこの業務引き継ぎは大切です。 前期の理事会が、
   次期役員に業務引き継ぎをすべて完了しなければ任期が終わったことにはなりません。
     管理会社に引継の責任があるのではありません。管理会社は契約の相手です。理事会が、その相手
   に全てを任せて、何の引き継ぎもしないことは無責任としかいえません。前期理事会からの引き継
   ぎ事項は、至急処理しなければならない事項も含まれていますので、項目ごとに優先順位・担当理事
   を定め、処理をします。
     業務引継ぎが、手続きに従ってされていないと滞納金の回収や、組合員の苦情などが放置され続け
   ます。特に、経済情勢の悪化している昨今は滞納トラブルも増えていますので、引き継ぎに関係す
   る新旧の理事は、通常総会の前に引継ぎの臨時理事会を開いてでも間違いのない処理をしましょ
   う。

  ② 最初の理事会
     定例会議の日程を決めます(例:第1土曜日午後7:00~9:00予定)、月1回の頻度で開催すること
   を、国土交通省も「マンション標準管理指針」で、望ましい対応としています。
   この理事会での理事の互選で、主要役員である理事長・副理事長・会計担当理事(三役ともいいま
   す)を選び三役以外の担当、例えば、事務担当、設備坦当、環境整備担当、防火・防災担当、渉外
   (町内会)担当等々も決めて行きます。 議事録・理事会招集通知等の担当は、事務担当(委託契約
   によっては管理会社)とします。

   議事録が書面で作成されているときは、議長及び議長の指名する2名の理事会に出席した理事がこれ
   に署名押印しなければならない(標準管理規約第53条)となっています。
   議事録は、会議の議題と「議事の経過の要領及びその結果を記載し又は記録しなければならない。
   (標準管理規約49条)」が、原則です。
   理事会の議事録は、総会議事録とは違い「理事長は、所定の掲示場所に議事録の保管場所を掲示し
   なければならない。」との規定はありません。
   議事録を、組合員間を回覧とする例がありますが、理事会では特定個人の滞納金の問題なども話し
   合われますので、報告する場合は個人情報の兼ね合いもあり充分にご留意ください。
    理事の出欠表(欠席者表示)を議事録に追記し回覧すると、理事の出席率を上げる効果もあると考
   えられます。理事会は理事全員参加の義務があります。

   理事に事故があり、理事会に出席できないときは、その配偶者又は二親等以内の親族に限り、代理
   出席を認める旨を規約に定めることができるとすることもできます。
   (標準管理規約コメント第53条関係)
 
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